Terveisiä työpajasta

15.12.2014

Kalle Kataila

Kuulostaako tutulta: nippu post-it –lappuja, äänekästä ryhmätyöskentelyä ja fasilitoijan kellottama aikataulu.

Loppuvuodesta 2014 Toimivan kaupungin kaupunkimuotoilijat vetivät sarjan osallistavia työpajoja, joissa pohdittiin kaupunkien kehittämistyötä aiheina Espoon Matinkylän palvelutori, Helsingin Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskus sekä Helsingin Yrityslinna. Työpajoilla pyrittiin syventämään ymmärrystä käyttäjästä ja siitä millainen rooli asiakkaalla voisi olla tulevaisuuden palvelujen tuotannossa. 

Työpajatyöskentely on hyvä tapa osallistaa ihmisiä mukaan suunnittelun eri vaiheisiin. Työpajoissa käytetään metodeina muotoilun tutkimus- ja visualisointimenetelmiä monipuolisesti. Mutta mitä hyötyä työpajoista oikein on? Kaupunkimuotoilija Mikko Kutvonen kertoo oman näkemyksensä:

”Hyvässä työpajassa ihmiset kohtaavat toisensa yhdenvertaisina. Jokainen osallistuja kyseenalaistaa ja haastaa omat näkökulmansa ja tutut tapansa ajatella. Työpaja on parhaimmillaan tasa-arvoinen ja rooleista vapaa tilanne pohtia yhteistä ongelmaa.

Onnistunut työpajatyöskentely on aina vuorovaikutteista. Oleellista on miten kuuntelemme ja ymmärrämme toisia. Jokaisella pitää olla tilaa sanoa omat mielipiteensä, mutta on myös velvollisuus kuunnella toisia.

Uskon, että työpajatyöskentely on hyvä tapa sitouttaa väkeä muutokseen ja positiiviseen ajatteluun. On sitten kyse organisaation omasta sisäisestä muutoksesta tai yhdessä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa tehtävästä kehittämistyöstä. Työpajat ovat hyvä tapa rakentaa yhteistä ymmärrystä erityisesti sellaisissa tilanteissa, joissa osallistujat katsovat samaa asiaa hyvin erilaisista näkökulmista. Osallistujat oppivat hahmottamaan miksi tuo toinen ajatteleekin tästä samasta asiasta niin eri tavalla.

Näkökulman vaihtaminen liittyy myös ymmärrykseen käyttäjän, asiakkaan tarpeista ja toiveista. Työpajat tarjoavat hetken pysähtyä miettimään yhdessä muiden kanssa miten asiakkaalle on merkityksellistä. Hyvässä työpajassa tehtävät tukevat tätä näkökulman vaihtamista.

Mikään ei ole työpajaan osallistujalle turhauttavampaa kuin se, että työpajat jäävät irrallisiksi eivätkä osallistujat hahmota, miten työpaja liittyy organisaation isompaan kehittämisraamiin. On äärettömän arvokasta, kun osallistujat antavat aikaansa ja ajatuksiaan. Työpajan järjestäjän on kunnioitettava ihmisten panosta ja osattava kertoa miten työpajan tuloksia hyödynnetään kehittämistyössä.

Itse uskon, että työpajatyöskentely on parhaimmillaan hyvä vauhdittaja organisaation muutoksessa ja uusien asioiden oivaltamisessa. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että työpajat itsessään eivät ratkaise yhtään mitään. Oleellista on se, miten työskentelyn tuloksia viedään eteenpäin ja kuinka ihmiset sitoutetaan pitkäjänteisesti mukaan kehittämistyöhön. Avainasia on, että työskentelyn tulokset analysoidaan yhdessä johdon kanssa.”